Vibe Agencyhostess • host • promóter
Ajánlatot kérek
Rendezvényszemélyzet brief alapján

Az eseményhez illő hostess, host és promóter személyzet

Konferenciákra, kiállításokra, promóciókra, kitelepülésekre és céges rendezvényekre biztosítunk felkészült csapatot. Nem egyszerű létszámot adunk, hanem az esemény működéséhez igazított személyzeti támogatást.

Ajánlatot kérek Megnézem a szolgáltatásokat
+36 30 667 4970 info@vibeagency.hu
Brief alapjánAz eseményhez illő kiválasztás.
Koordinált csapatNagyobb eseményen helyszíni koordinátorral is dolgozunk.
Rugalmas működésAlkalmi, visszatérő és többnapos igényekhez is igazodunk.
Szolgáltatások

Személyzet oda, ahol a vendégélmény és a márkakép is számít

A megfelelő csapat a helyszíni rendet, a vendégek tájékozódását és a márka megjelenését egyszerre támogatja. A kiválasztásnál mindig a konkrét feladatból indulunk ki.

Hostess / host

Professzionális vendégfogadás és elegáns márkaképviselet rendezvényeken.

Promóter

Aktív megszólítás és termékismertetés, hogy a jelenlétből valódi érdeklődés legyen.

Regisztráció

Pontos check-in és gyors információadás a zökkenőmentes érkezésért.

Vendégirányítás

Kevesebb helyszíni bizonytalanság, átláthatóbb vendégút és nyugodtabb lebonyolítás.

Standtámogatás

Támogatás a stand működtetésében, érdeklődők fogadásában és információadásban.

Termékbemutató

Hiteles bemutatás és élő kapcsolat a márka és a látogatók között.

Milyen problémát oldunk meg?

Nem csak létszámot biztosítunk, hanem helyszíni biztonságot

Egy rendezvényen a személyzet akkor jó, ha nem okoz plusz feladatot a szervezőnek. A Vibe Agency célja, hogy a csapat pontosan érkezzen, értse a feladatát, kulturáltan kommunikáljon, és a rendezvény ritmusához igazodva dolgozzon.

01

Ne a szervezőnek kelljen tűzoltani

A késés, félreértés, rossz pozíció vagy helyszíni változás kezelése koordináltan történik.

02

Ne random emberek álljanak a márka mellé

A csapat megjelenése, kommunikációja és feladatértése az eseményhez igazodik.

03

Ne legyen üresen hagyott pozíció

Hosszabb vagy nagyobb eseményeknél váltó / float emberrel is tervezünk.

04

Ne az ügyfélnek kelljen irányítani a csapatot

Nagyobb létszámnál koordinátor fogja össze a személyzetet és a helyszíni kéréseket.

Képek

Személyzet, amely támogatja az esemény ritmusát

A jó rendezvényszemélyzet nem elviszi a figyelmet, hanem segíti az esemény működését. A vendégek ezt gördülékeny fogadásként, pontos eligazításként és kulturált jelenlétként érzékelik.

Konferencia közönséggel és színpaddal
Konferenciák és céges eseményekRegisztráció, információadás, vendégfogadás
Elegáns rendezvény hangulatfényekkel
Standok és kiállításokStandtámogatás, eligazítás, márkaképviselet
Nagylétszámú esemény hangulata
Promóciók és aktivációkMegszólítás, termékbemutatás, élő márkaélmény
A feladatból indulunk ki: a csapat a közönséghez, a helyszínhez és a márkához igazodik.
Miért a Vibe Agency?

A briefhez igazított kiválasztás a különbség

Nem sablonos létszámkiadásban gondolkodunk. A feladat, a közönség, a helyszín és a megjelenési elvárás alapján választjuk ki a csapatot, hogy a személyzet valóban illeszkedjen az eseményhez.

Feladathoz illesztés

Más típusú ember kell regisztrációhoz, promócióhoz, VIP vendégfogadáshoz vagy standos jelenléthez. Ezt már az elején tisztázzuk.

01

Márkához illő jelenlét

A megjelenés, kommunikáció és viselkedés a rendezvény stílusához és a márka elvárásaihoz igazodik.

02

Kiszámítható egyeztetés

Világos brief, pontos szerepek, érkezési információk és gyors kapcsolattartás segíti a nyugodtabb lebonyolítást.

03
Koordináció és váltás

Nagyobb eseményen nem elég csak embereket küldeni

A koordinált személyzet nem plusz szervezési teher, hanem biztosíték arra, hogy a helyszíni működés végig egyben maradjon.

Stabil működés a helyszínen

Több fős személyzetnél a rendezvény akkor lesz kiszámítható, ha van valaki, aki összefogja a csapatot. A koordinátor kezeli az érkezést, a pozíciókat, a szüneteket, az átcsoportosításokat és a szervezői kéréseket.

Hosszabb vagy forgalmasabb eseményen váltó / float emberrel is érdemes tervezni, hogy mosdó, szünet, rosszullét vagy hirtelen változás esetén se maradjon üresen fontos pont.

1
Kevesebb helyszíni tűzoltás A szervező nem egyesével kezeli az embereket, hanem egy koordinált csapattal dolgozik.
2
Folyamatos jelenlét Szünet, mosdó vagy átcsoportosítás esetén is fenntartható a fontos pontok lefedése.

Mit vesz le a koordinátor a szervezőről?

✓
Csapat érkeztetése A személyzet időben, egységes információkkal és rendezett felállásban indul.
✓
Pozíciók kiosztása Mindenki tudja, hol áll, kinek jelent és pontosan mi a helyszíni feladata.
✓
Váltások kezelése Hosszabb eseményen is fenntartható a folyamatos, látható jelenlét.
✓
Kapcsolattartás A szervezői kérések egy kézben futnak össze, nem szétszórtan érkeznek.
✓
Átcsoportosítás Ha torlódás vagy új feladat van, a csapat gyorsan mozgatható.
✓
Váratlan helyzetek Késés, rosszullét vagy extra kérés esetén nem a megrendelőnek kell tűzoltani.
Eseménytípusok

Alkalmi és visszatérő igényekre is tervezhető csapat

A személyzet feladata minden eseményen más. Van, ahol a vendégfogadás a fontos, máshol az aktív megszólítás, a regisztráció, a standtámogatás vagy a többnapos jelenlét.

Konferenciák Céges rendezvények Kiállítások Fesztiválok Promóciók Termékbemutatók VIP események Márkaaktivációk Sportesemények Sajtóesemények Kitelepülések Standos jelenlét
Ajánlott felállások

Nem kell előre pontosan tudnod, hány ember kell

Elég elküldeni az esemény alapadatait. A vendégszám, a helyszín, az időtartam, a beléptetés, a vendégút és a feladatkör alapján javaslunk egy működő személyzeti felállást.

Kisebb esemény

2–3 fő

Vendégfogadásra, regisztrációra, információadásra és alap helyszíni támogatásra.

Közepes rendezvény

4–6 fő

Regisztrációhoz, vendégirányításhoz, standtámogatáshoz és több ponton történő jelenléthez.

200–300 fős esemény

6–9 fő + koordinátor

Nagyobb vendégmozgásnál koordinátorral és igény esetén váltó / float emberrel érdemes tervezni.

Többnapos promóció

Napi beosztással

Fesztiválokra, roadshow-kra és kitelepülésekre váltásokkal, koordinációval és előzetes feladatpontosítással.

Mit tartalmaz az együttműködés?

Nem egyszerű emberkiküldésben gondolkodunk

A Vibe Agency rendezvényszemélyzeti szolgáltatást nyújt: brief alapján felépített csapatot, egyeztetett szerepeket és szükség esetén helyszíni koordinációt.

Rendszert adunk a személyzet mögé

A cél, hogy a megrendelő ne plusz szervezési feladatot kapjon, hanem működő helyszíni támogatást: embereket, akik értik a szerepüket, és egy rendszert, ami kezeli a változásokat.

A szolgáltatás már a briefnél elkezdődik: tisztázzuk, mit kell csinálni, milyen közönség előtt, milyen megjelenéssel és milyen felelősséggel.

1
Nem random kiosztás A csapatot a feladat és a márka alapján állítjuk össze.
2
Kevesebb szervezési teher A megrendelőnek nem egyesével kell kezelnie az embereket.
3
Koordinált jelenlét Nagyobb létszámnál a csapat működését koordinátor fogja össze.
4
Rugalmas működés Változás, szünet vagy átcsoportosítás esetén is tartható a jelenlét.
Ezért nem óradíjas emberkiadásként kezeljük. A kiválasztás, felkészítés, beosztás és koordinálás ugyanúgy része az értéknek, mint maga a helyszíni jelenlét.

A szolgáltatás részei

✓
Brief-alapú egyeztetés Átbeszéljük az esemény célját, a vendégszámot és a helyszíni feladatokat.
✓
Személyzeti felállás Javaslatot adunk arra, milyen létszám és szerepkör illik az eseményhez.
✓
Feladathoz illő kiválasztás Nem véletlenszerűen osztunk, hanem a feladat és a márka alapján választunk.
✓
Megjelenési információk A csapat egységes, rendezett és előre egyeztetett megjelenéssel érkezik.
✓
Helyszíni koordináció Nagyobb létszámnál koordinátor fogja össze az érkezést, pozíciókat és változásokat.
✓
Kapcsolattartás A szervezői kérések rendezett módon, egyértelmű kommunikációval futnak össze.
✓
Váltások kezelése Hosszabb eseményen mosdó, szünet vagy átcsoportosítás esetén is tartható a jelenlét.
✓
Utólagos visszajelzés A tapasztalatokat összegezzük, hogy a következő együttműködés még gördülékenyebb legyen.
Folyamat

Így indul el az együttműködés

Átlátható, gyors folyamatban dolgozunk: rövid brief, javasolt felállás, pontosítás és helyszíni megvalósítás.

1. lépés
1

Rövid brief

Dátum, helyszín, időtartam, vendégszám, fő feladatok és fontos elvárások.

2. lépés
2

Javasolt felállás

Megnézzük, milyen létszám, szerepkör és koordináció illik az eseményhez.

3. lépés
3

Pontosítás

Véglegesítjük a megjelenést, érkezést, pozíciókat és helyszíni kommunikációt.

4. lépés
4

Megvalósítás

A csapat brief alapján érkezik, és a helyszínen támogatja az esemény működését.

Ajánlat

Az ajánlat minden eseménynél egyedi

A díj nem sablon alapján készül. A létszám, az időtartam, a helyszín, a feladatkör, a koordinációs igény és az esetleges speciális elvárások együtt határozzák meg a működő felállást.

Nem óradíjat adunk el, hanem biztonságot

Egy rendezvényen a személyzet értéke nem csak abban van, hogy hány ember áll a helyszínen. Fontos, hogy ki mit csinál, ki fogja össze a csapatot, hogyan történnek a váltások, és mennyire illeszkedik a megjelenés a márkához.

Ezért minden ajánlatot brief alapján érdemes felépíteni: így nem túl kevés és nem feleslegesen sok emberrel tervezünk.

Küldj rövid briefet, és javaslunk egy működő felállást. Nem baj, ha még nem végleges minden részlet. Az első egyeztetés célja, hogy gyorsan kiderüljön, milyen csapatra van szükség.
1
Mi kell az első ajánlathoz? Eseménytípus, dátum, helyszín, időtartam, várható vendégszám és a fő feladat. Ha még nem végleges minden részlet, abból is el tudunk indulni.
2
Koordinátor nagyobb létszámnál Ha több ponton kell személyzet, hosszú az esemény vagy sok a vendégmozgás, koordinátorral és váltással érdemes számolni.
3
Sürgős igény esetén Rövid határidőnél telefonon is érdemes jelezni, hogy gyorsabban pontosítható legyen a létszám, a feladat és az elérhető csapat.
Brief checklist

Mit érdemes elküldeni ajánlatkéréskor?

Nem kell tökéletes brief. Elég, ha az alapadatok megvannak, mert ezekből már látszik, milyen létszámra, szerepkörökre és koordinációra lehet szükség.

Minél pontosabb az első megkeresés, annál gyorsabban tudunk használható javaslatot adni.

1
Gyorsabb ajánlat Ha az alapadatok megvannak, nem kell több körben visszakérdezni.
2
Pontosabb létszám Jobban látszik, hány ember és milyen szerepkör szükséges.
3
Jobb kiválasztás A személyzet könnyebben illeszthető a közönséghez és a márkához.
4
Kevesebb helyszíni hiba A csapat előre tisztázott feladatokkal és információkkal érkezik.
Így lesz a briefből működő felállás
01 Alapadatok
02 Létszámjavaslat
03 Ajánlat és pontosítás

Az ajánlathoz hasznos információk

✓
Esemény típusa Konferencia, promóció, kiállítás, fesztivál, céges esemény vagy más rendezvény.
✓
Dátum és időtartam Mikor kezdődik, meddig tart, és szükséges-e korábbi érkezés vagy felkészülés.
✓
Helyszín Budapest, vidéki város, fesztiválterület, kiállítási helyszín vagy több pontból álló esemény.
✓
Várható vendégszám Ez alapján lehet jól becsülni a regisztráció, irányítás és információadás terhelését.
✓
Kért feladatkörök Vendégfogadás, regisztráció, promóció, standtámogatás, vendégirányítás vagy termékbemutató.
✓
Dress code és megjelenés Egységes öltözet, prémium megjelenés, márkához illő stílus vagy külön formaruhás igény.
✓
Nyelvtudás vagy extra elvárás Angol nyelv, aktív kommunikáció, értékesítési szemlélet vagy speciális márkaismeret.
✓
Koordinátori igény Nagyobb létszámnál, hosszabb eseménynél vagy több helyszíni pontnál különösen fontos.
Nem tudod pontosan, hány ember kell? Küldd el az esemény alapadatait, és segítünk meghatározni a reális felállást.
Ajánlatot kérek
Gyors válaszok

Gyakori kérdések

Röviden összeszedve azok a kérdések, amelyek egy rendezvényszervezőnél általában már az első egyeztetés előtt felmerülnek.

?

Milyen eseményekre kérhető személyzet?

Konferenciákra, kiállításokra, céges rendezvényekre, promóciókra, sajtóeseményekre, sporteseményekre, fesztiválokra és vendégfogadási feladatokra.

?

Mennyi idővel korábban érdemes jelezni?

Minél korábban érkezik a brief, annál több lehetőségből tudunk dolgozni, de sürgős megkereséssel is érdemes írni.

?

Hogyan történik a kiválasztás?

A feladat, a közönség, a megjelenési elvárás, a kommunikációs igény és az esemény hangulata alapján.

?

Mikor kell koordinátor?

Nagyobb létszámnál, hosszabb eseménynél, több helyszíni pontnál vagy sok vendégmozgás esetén erősen ajánlott.

?

Mi az a float ember?

Olyan váltó / mozgó ember, aki segít ott, ahol éppen szükség van rá, és le tudja váltani a csapat tagjait.

?

Csak egyszeri munkára lehet kérni?

Nem. Alkalmi rendezvényre, visszatérő együttműködésre és többnapos projektekre is lehet egyeztetni.

Kapcsolat

Küldd el a briefet, és javaslunk egy működő személyzeti felállást.

Nem kell pontosan tudnod, hány emberre van szükség. Írd meg az esemény típusát, dátumát, helyszínét, várható vendégszámát és a fő feladatot. Segítünk meghatározni, milyen csapat lenne ideális.

☎ +36 30 667 4970 ✉ info@vibeagency.hu

Ajánlatkérés rövid brief alapján

Nem kötelező érvényű megkeresés. Rövid leírás is elég az első egyeztetéshez, a telefonszám pedig gyorsíthatja a pontosítást.

A *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező.

HívásAjánlatkérés